湖北省社会团体会员（会员代表）大会视频会议管理办法（试行）

湖北省社会团体会员（会员代表）大会

视频会议管理办法（试行）

第一章  总则

第一条  为了适应常态化疫情防控新形势，积极应对突发事件，完善社会团体登记管理制度，推进社会组织健康发展，根据《突发事件应对法》、《社会团体登记管理条例》、《湖北省社会团体登记管理办法》及有关规定，制定本办法。

第二条  本办法适用于在我省依法登记的社会团体的换届会议，或者名称已经核准筹备召开第一次会员（会员代表）大会等情况的社会团体。社会团体理事会或常务理事会可参照本办法执行。

第三条  视频会议应遵循依法依规、精简务实、便捷高效的原则，做到主题明确、准备充分、程序规范。

第二章  会议申报

第四条  社会团体有下列情形之一的，报业务主管单位审查同意后，向登记管理机关申请召开会员（会员代表）大会视频会议：

（一）社会团体所在地突发重大自然灾害的；

（二）社会团体所在地突发重大卫生事件灾害的；

（三）其他不适宜现场集中开会的情形；

有涉及国家安全、公共安全等保密内容的，不得召开视频会议。

第五条  社会团体在召开会员（会员代表）大会视频会议前，应当至少30个工作日向业务主管单位提交正式申请材料。会议材料包括会议请示、会议方案、会议经费收支预算、参会人员等相关材料。

第六条  社会团体凭业务主管单位审查同意意见及相关会议材料，向登记管理机关书面申请召开视频会议。

第七条  登记管理机关应在10个工作日内给予答复。准予召开视频会议的，作出书面答复意见；不同意的，电话或书面说明原因。

第八条  社会团体收到登记管理机关准予召开视频会议批复后，方可下发会议通知及开展后续工作。所有会议的组织工作须严格按照有关法律法规和章程规定进行。

第三章  会议准备

第九条  社会团体第一届一次会员（会员代表）大会应当准备下列材料：

（一）会员（会员代表）大会会议议程；

（二）业务主管单位同意成立的批文（直接申请登记的除外）；

（三）筹备工作会议纪要；

（四）筹备工作报告；

（五）选举及表决办法；

（六）《章程》草案及起草说明；

（七）会费标准的测算方案及财务管理办法；

（八）参会会员（会员代表）名单；

（九）推荐的理事、监事名单，会长（理事长）、副会长（副理事长）、监事长、秘书长候选人名单（姓名、年龄、单位、职务或职称）及其简介。确需设名誉会长或顾问的，需提供名誉会长、顾问名单及其简介；

（十）有党政干部兼职的，须按照干部管理权限提前办好党政干部兼职审批手续；

（十一）其他内部管理制度；

（十二）《社会组织党建工作承诺书》和《社会组织党员情况调查表》。

第十条  社会团体换届大会应当准备下列材料：

（一）理事会或常务理事会会议纪要；

（二）会议议程；

（三）会员（会员代表）名单；

（四）推荐的下届理事、监事、常务理事候选名单（不设常务理事会的可省略）；

（五）推荐的社团负责人会长、副会长、秘书长候选人名单，要素包括姓名、年龄、单位、职务或职称等，设有名誉职务的，还要提供名誉职务名单；

（六）《章程》修订草案及说明；

（七）会费标准（不调整、不收会费的除外）；

（八）上届理事会工作报告（草案）、财务报告（草案）及财务审计报告；

（九）换届选举办法。

第十一条  社会团体终止大会应当准备下列材料：

（一）理事会或常务理事会会议纪要；

（二）会议议程；

（三）会员（会员代表）名单；

（四）社会团体法定代表人签署的注销登记申请书；

（五）清算报告书（须由会计事务所出具）。

第十二条  社会团体召开会员（会员代表）大会视频会议，应当至少提前5个工作日向会员（会员代表）通知，内容应当包括下列内容：

（一）会议时间；

（二）参会人员；

（三）会议议程及主要内容；

（四）视频会议地址及进入密码；

（五）技术支持保障单位及联络方式；

（六）会议纪律；

（七）其他需周知事项。

第十三条  社会团体召开会员（会员代表）大会视频会议，须选择能实名签到、在线阅读文件、表决、无记名投票和存储功能的视频会议平台，安排专人做好会前网络调适和会议期间技术保障工作。视频会议设投票环节的，须提前制作电子选票。

第四章  会议召开

第十四条  会议召开前，会议主办方应当统计签到人数。会议召开时，宣布应到会员或会员代表人数，实到会员或会员代表人数，实到人数未达到应到人数三分之二以上的，终止会议。

第十五条  视频会议应按照规定议程和内容逐项完成，不得省略。

第十六条  视频会议涉及表决事项时，会员（会员代表）应当通过移动终端行使表决权，智能移动终端应当同步反馈表决结果。

第十七条  视频会议涉及无记名投票时，系统终端应当发放或显示电子选票（建议增加防伪标识），会员（会员代表）通过移动终端提交行使投票权利，视频会议系统应将电子选票单独存储，并同步反馈投票结果。

第十八条  视频会议有下列情形之一的，应当在移动平台共享：

（一）业务主管单位同意成立的批文；

（二）会议议程；

（三）社团章程；

（四）会费标准；

（五）财务管理制度、内部规章制度；

（六）筹备工作报告或理事会工作报告、财务报告及财务审计报告；

（七）选举办法；

（八）会长、副会长、秘书长、监事长候选人简介及理事、常务理事、监事基本情况。

第十九条  视频会议应当全程录音录像，并安排专人进行会议记录。会议结束后，应将会议电子签到表、表决结果、电子选票及投票结果等会议资料纸质打印，经唱票人、计票人、监票人签字与会议记录一并存档。

第五章  会议管理

第二十条  社会团体召开会员（会员代表）大会视频会议应邀请业务主管单位到主会议室进行监督，对业务主管单位指出的违反登记条例的行为现场纠正，做好内部矛盾纠纷调解工作。

第二十一条  登记管理机关对直接登记的社会团体召开会员（会员代表）大会视频会议的，安排人员参加会议并监督。

第二十二条  社会团体召开视频会议，主要负责人或发起人为第一责任人，负主体责任。会议必须遵守宪法、法律、法规、国家政策、监管规定和章程，自觉接受登记管理机关、业务主管单位和行业管理部门的监督、指导，不得通过视频会议散布、传播同党的理论路线方针政策相违背的言论。

第二十三条  会员（会员代表）参加视频会议期间不得编造、散布、传播小道消息，不得散布与党的路线、方针、政策相违背的各种言论。

第二十四条 社会团体在召开会员（会员代表）大会视频会议中有下列情形之一的，视情节轻重，由业务主管单位或登记管理机关给予批评教育、责令纠正、诫勉谈话、约谈、通报批评。涉嫌违法、情节恶劣、影响极坏的，移交有关国家机关依法处理。

（一）妄议中央大政方针,发表不当言论的；

（二）申请视频会议时弄虚作假的；

（三）不按照法定程序和内容进行的；

（四）拒不接受或者不按照规定接受监督检查的；

（五）会议组织不规范的，内容造假的；

（六）会议筹备期间开展与筹备无关活动的。

第六章  附则

第二十五条 本办法由湖北省社会组织管理局负责解释和修订。

第二十六条 本办法自发布之日起施行。